本記事では、繁忙期前に備えて早めの外注探しのポイントをお伝えします。
建設業の繁忙期は、主に年末～年度末が繁忙期と言われています。
公共事業は年度内に完了する必要があるため、必然と年度末が忙しくなります。
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あなたの会社では、繁忙期前に備えて、業務の対策は行っていますか？
「繁忙期になると、忙しく納期がぎりぎりになる」
「業務量が多くなってしまい、サービスの品質が落ちる」
「長時間勤務が当たり前になってしまい、対策できていない」
上記のようなお悩みをお持ちの方はぜひ読んでみて下さい。
目次
1. 建設コンサルタント業の繁忙期の特徴と課題
建設コンサルタントの仕事の特徴に「年度末の忙しさ」があります。
その理由として、発注される案件のうち、4～12月に工期を迎えるものが約10%
残りの90％が1～3月に完了しなくてはならない工期です。
その中でも3月の工期が最も多く、年度末の多忙さが分かります。
年度を跨がないように終えないといけないため、年度末にプレッシャーを感じる事も多いです。
そのため、年度末になると残業が増え、大変さを感じる方も多いです。
2. 早めに対策しておく必要性とは？
繁忙期がもたらす課題をご紹介します。
2.1 人員不足
建設コンサルタント業の方が行う業務は多岐にわたり、現場ごとに違う内容もあるため、
常に人員の補充が必要です。
設計・計画・調査など様々な業務を全てこなすには、ある程度の時間と経験が必要になります。
そのため、必ずしも自分でやらなければならない業務以外は、外注に任せることで
業務負担を防ぐことができます。
2.2 プロジェクト案件の遅延や品質低下のリスク
業務が多岐にわたり、納期も限られているため
繁忙期では、プロジェクトの進捗が遅延したり、納期に間に合わせるため仕事の品質が低下してしまうリスクがあります。
納期を伸ばしたり、品質低下になると、発注者からの信頼が減り
次回の発注がなくなる場合もあります。
そのようなことを防ぐため、なるべく繁忙期に備えて対策を打つ必要があります。
3. 早めの外注探しのメリット
3.1 余裕をもった案件管理ができる
繁忙期に入り、忙しくなると目先の業務をこなすことに精一杯になり
複数プロジェクトを管理することが難しくなります。
ただ、少し余裕ができた閑散期に外注先を予め探しておくことで、繁忙期に入った時に
スムーズに発注し、案件管理を行い易くなります。
3.2 繁忙期に向けた計画的なタスクを立てられる
多岐にわたるタスクの1部分だけでも外注に出すことで、計画的にプロジェクトを進めることができます。例えば、紙図面をCAD化するサービスを外注に出すことで、その他の業務、計画や調査などに時間を当てることができます。
3.2.1 多くの選択肢から最適なサービスを選べる
繫忙期に時間がない中、外注先を選定しても、「予想よりも品質が悪かった」や「こちらの要望をくみ取ってくれなかった」など、不満が残ることになりかねません。
事前に余裕を持って、外注先を選定し、可能であれば、お試しでサービスを利用してみれば
品質の確認や要望をくみ取ってくれるか確認することができます。
事前にサービスを試して良ければ、本案件を外注し、自社にとって最適なサービスを選ぶことができます。
3.3 コスト削減のチャンス
3.3.1 早期の契約や複数枚数契約による割引の可能性がある
予め、納期に余裕を持たせて契約したり、複数枚数の発注により
お得な金額で外注することができる可能性があります。
そのため、予め余裕を持って発注し、外注コストを削減することができます。
4 相見積もり（相みつ）の利点
4.1 コストの観点
相見積もりをとることで、外注サービスの相場や良し悪しを把握することができます。
また、予算が合いそうな企業を探したり、より安く発注できる可能性があります。
4.1.1相場の把握と適正価格での契約
相見積もりをとってみないと、市場の相場価格が分かりません。
また、外注内容の適正価格での契約がしやすくなります。
1社のみの見積りですと、その金額が適正かどうか判断がしづらく、相見積もりをとれば
適正価格のイメージがつきやすいです。
4.1.2 サービス品質の確認
見積りの際に、レスポンスの速さや、担当者の対応など
実際に外注サービスの質を把握することができます。
例えば、ウェブサイトに表記している納期があまりにも違う場合、サービスの質に問題があると考えられます。
また、担当者の対応が迅速か、丁寧か比較することで、外注サービスの質を判断にもなります。
4.2複数の提供者との比較によるサービス品質の検討
他の外注サービス業者と比較することによって、サービス品質を確認し、外注先を考えることができます。
4.3 社内稟議を通すための材料としての活用
会社決済、社内稟議を通すために、相場を把握して上長へ交渉することができます。
会社の上司も複数の見積りをもとに比較することで、選定しやすくなります。
5. 外注先の選定ポイント
5.1実績や専門性
どれくらいの案件をこなしたか、どのくらいの枚数をトレースした実績があるのか
実績で判断されるケースが多いです。
また、サービスについて専門性を見られることもあります。
専門的なスキルを持った担当者が対応するのかなど、どのような担当が対応するのかで
選定するポイントにもなります。
5.2コミュニケーション能力や対応スピード
依頼者も時間がない中で、急いでいるため、最低限のコミュニケーションで
要望をくみ取ってくれるサービスの方が助かります。
また、見積りを出す対応が早いほど、すぐに検討することができるので
窓口の対応スピードも選定ポイントとして重要です。
6. 繁忙期対策の具体的なステップ
6.1早期の情報収集
比較的余裕のある時期に、情報収集を行いましょう。
繁忙期に備えて、だいたいどれくらいの業務になりそうか
工事案件によって、納期がずれそうな案件はないか
外注して短縮できそうな業務は無いか？
できるだけ情報を集め、対策できるように動きましょう。
6.2予算の設定
ある程度の予算を設定することで、いくらまでなら利益が出るか、割に合うのか
考える必要があります。
もし社内で紙図面のCAD化を行っている場合、事前に代行委託も想定し、見積りをとっておくと、社内で作図するよりも安く済ませられ、人手も空けられる可能性があるかもしれません。
6.3複数の外注業者とのコンタクトと見積もり依頼
問い合わせをすることは、決して損にはならないので、情報を集め、比較検討し
選定していくと成功しやすくなります。
2～3社程、見積りをとり、前述の選定するポイントを確認しながら業者を選んでいくと良いでしょう。
6.4契約と業務のスケジューリング
契約してからどれくらいで納品してくれるのかの流れを確認
忙しい時期に契約しても業務の妨げになる可能性があるため、サービスの流れは確認しておくと良いです。
7. まとめ
7.1繁忙期をスムーズに乗り越えるための早期対策の重要性
繁忙期になってからでは対策のしようがないことが多いです。
また、余裕をもって対策を打てると、失敗になりにくいです。
繁忙期に急いで外注先を探した結果、思いのほか、金額が高かったり、納期が合わない可能性があり、費用が重んでしまったり、納期に間に合わなかったりします。
また、1人で抱える業務範囲が広くなりやすい業界のため
外注サービスを活用することで、長時間労働を抑えられる可能性があります
それによって、従業員の負担を解消することができ、満足度を高められることができます。