こんにちは、ラクキャド君です！今回は「外注依頼のポイントや上手に外注を活用する方法」をご紹介します！
こんな人におすすめの記事！
・外注を使うべきかどうか、判断したい方
・上手に外注を活用したい方
・外注で優良企業を探したい方
国内における複数の企業は「低コスト」「高利益」を主に仕事をしています。
近年では、多くの企業で人材不足が発生しているのが現状です。その反面高い生産性を強いられるため、効果的に活用できる外注依頼などを利用する会社は増加しています。
外注とは、外部の会社に仕事を依頼することです。
専門知識が豊富なプロに依頼すれば効率が上がり、経費削減に繋がるなど多くのメリットがあります。
目次
1．外注のいい点＆悪い点
良い点
- 業務効率が上がる
- 専門知識が必要な業務をプロに依頼できる
- 雇用形態がないので楽
- 勤務形態の管理をしなくていい
悪い点
- スキルや知識が定着しない
- 出来栄えは委託先にかかっている
- 契約書など準備物がある
- 業務内容によって費用が変わる
知識が豊富な人材を確保するよりコストが抑えられるため、「業務時間を短縮させたい」「プロに仕事を頼みたい」と検討している企業に適していますが、外注に依頼するため知識や経験は定着しません。将来を見据えてに会社に必要な技術や知識を兼ね備えた人材を集結させたいのであれば、外注ではなく人材を育てた方がいいでしょう。
会社の将来性や目標、業績、費用面などさまざまな点を踏まえ、外注が必要と感じたら試してみてください。
2．外注に最適な業種
外注はどんな業種に適しているかわからないという声をよく聞きます。
ここでは、外注に、最適な業種をまとめました。
- プログラミング
- ライティング
- コールセンター
- デザイン（チラシ、ホームページ）
- データ入力
- 翻訳 など
専門知識が強いられる仕事、単純作業などが最適とされています。
自社で業務をしたときの費用、外注依頼したときの費用や業績向上率を比較してみましょう。
3．外注の問題点を解消するには
外部に業務を依頼する際に気をつける点はどこでしょうか?
気をつけるポイントをまとめました。
- 単純業務以外の内容であれば実績を確認する
- 知識やスキルを自社と比較する
- 企業の業務内容やホームページを確認する
- 人材や会社の理念を確認する など
その他にコミュニケーション能力なども重要点になります。
条件に適した知識を取得している方の中には「連絡が遅い」「状況の説明をしない」などの人がいるため、企業選びは慎重に行いましょう。
外部に依頼する場合は、契約書やマニュアルなど作成する必要があります。
マニュアルに詳細を明記しておけば、品質が低下することはありません。指示通りに業務を行えば、やり直しなどの時間のロスが減り、負担削減に繋がります。
4．依頼する時のポイント5つ！
- 外注を必要としている仕事を書きだす
- 仕事の詳細や指示をマニュアル化にする
- 連絡手段をあらかじめ決める
- 費用に適したクオリティなのか
- 意図を察知してくれるか
① 外注を必要としている仕事を書きだす
全ての仕事が外注化に適しているわけではありません。
一般的に外注化に向いている仕事は定着化している業務だと言われています。外部に業務を委託する場合は、業務の詳細やマニュアルなどを作成しましょう。
② 仕事の詳細や指示をマニュアル化にする
外部に業務を委託する場合は、仕事の詳細を明確にする必要があります。
品質低下や時間のロスを起こさないようにあらかじめ業務をマニュアル化し、トラブルをなくしましょう。
委託先に仕事を依頼したままの状態にしておくと、品質低下、納期の遅れが起こる可能性があります。トラブルを防ぐためには、報告など必要なことをルール化しておく必要があります。
納期の遅れなど改善点がでたときは、理由または再発防止案を記載した報告書の提出を義務付けましょう。
③ 連絡手段をあらかじめ決める
発注側・受注側で連絡がとれないと業務状況がわからず仕事に支障がでます。
確認事項、緊急事態が起きた場合に連絡が取れないと業務が滞るため、連絡手段を決めましょう。連絡がとれる曜日・時間を決めておくといいです。
ミーティングや会議や定期的に実施すれば、業務状況を共有でき、関係性が深くなるでしょう。
④ 費用に適したクオリティなのか
外部に仕事を委託する場合、重視する点はクオリティです。
費用を支払っても、希望したものが納品されないと仕事をお願いした意味がありません。
企業の実績やホームページ、口コミを参考にし、検討しましょう。
企業が負担する費用などトータルにみて、費用に適したクオリティか確かめましょう。
⑤ 意図を察知してくれるか
「意図を察知してくれるか」「情報共有できるか」は大切なポイントです。
意図や目的を察知して業務をしてくれないと、希望のものが納品されない場合があります。
そのため、コミュニケーションをとることは非常に大切です。
仕事が多忙でコミュニケーションが取れない場合は、オンラインツールを活用しましょう。
5.効果的な外注管理: 信頼関係を築くコツ
外注業務を成功させるためには、外注先との良好な関係を築くことが不可欠です。この記事では、信頼関係を構築するための具体的な方法について解説します。
外注先と良好な関係を築くことにより、業務の質が向上し、効率的なコミュニケーションが可能になります。これにより、プロジェクトの進行がスムーズになり、トラブルを未然に防ぐことができます。
相手のメリットを考えた契約内容
外注先が感じるメリットを考慮した契約内容を作成することが重要です。相手にとっても有利な条件を提示することで、外注先は積極的にプロジェクトに取り組むようになります。
丁寧なコミュニケーションで信頼関係を構築する
定期的なミーティングや報告を通じて、外注先とコミュニケーションを図ることが大切です。問題が発生した際には、早期に対処するためのコミュニケーションが信頼関係の強化に繋がります。
感謝を表現する
外注先の努力や成果に対して感謝の意を示すことで、彼らのモチベーションが向上します。感謝の言葉や成果を称えることは、長期的な協力関係を築く上で非常に有効です。
6．優良企業を探そう
外注を依頼する場合、優良企業に依頼したいと思うのは当たり前なことです。
いい企業を探すポイントを簡単に紹介します。
① さまざまな委託先を比べる
委託先を検討するには、多くの企業を比べる必要があります。
どこの企業が最適か、費用の他に仕事量、経験値などを聞き比べましょう。多くの外注先を比較すると、選択基準が高くなります。
② 企業のレスポンスの速さ
多くの企業では、外部に依頼するとその後の連絡はメールや電話になります。近年では、チャットツールを活用してコミュニケーションなどに力を入れている会社が増えました。
外部に仕事を依頼する際には、連絡のレスポンスが速い方がいいです。
納期が迫っているときや緊急で依頼したときに、連絡が速いと業務がスムーズに進みます。
7．まとめ
今回は、外注依頼のポイント＆上手に外注を活用する方法などについて簡単にまとめましたがいかがでしたか？
仕事を外部に委託する場合にはリスクが発生します。
人材不足が深刻になっている今、会社の業績を円滑に延ばすには外注を有効活用しましょう。外注会社と協力し、業務拡大や業績向上を目指してください。
仕事を委託するのは自由ですが、委託先を複数にすると管理が大変になります。複数の企業に仕事を依頼する際は、管理ツールなどを活用して仕事効率をあげましょう。
ここまで読んで頂き、ありがとうございました！