稟議書を通したい!

稟議書の書き方のポイントと合わせて、ラクCADトレースへ外注するにあたって稟議書の作成が必要な場合に、確認しておきたい内容をまとめて記載しました。ラクCADトレースへの外注をご検討中の方はもちろん、何らかの稟議書を作成しなければならない!という方必見です。

ポイントまとめ
1.一文目は何が解決できるのかわかるように述べる
2.メリットデメリットを明記する
3.費用感を明記する
4.実績や会社情報を用意する

一文目は何が解決できるのかわかるように述べる

日々、稟議書を含むいくつもの書類に目を通している上長の承認を得るためには、短時間でも内容を理解できるよう簡潔にまとめる必要があります。

一人当たりの業務量が多く、残業につながっていることから外注を検討している場合には「業務効率化を図り、時間外労働を削減するため」、クライアント対応の質向上を目指している場合には「一人当たりの業務量を減らし、クライアント満足度に直結する業務に注力させるため」、もともと採用を検討していた場合には「同等業務を外注利用することで人件費・教育費を抑えるため」など、外注に依頼することで何が改善できるのか、費用対効果を望めるのか等のメリットが伝わる一文目にすることで上長がよりスムーズに稟議内容を把握することができます。

CADトレース外注のための稟議書のポイント1。一文目は何が解決できるのかわかるように述べる

メリット・デメリットを明記する

CADトレース外注のメリットとデメリットをそれぞれ記載する

外注コストをかけることで自社にとって本当にメリットとなるのかどうかは重要な判断ポイントです。一方でメリットばかりの羅列では冷静さを欠いているという印象を持たれる可能性があります。メリットは具体的なデータをもとに記載し、合わせて発生し得るリスクについても明記しておくことで稟議書を通しやすくするだけでなく、実際に稟議書が通った後外注活用が軌道に乗るまでの期間についての理解も得られやすくなります。

さらに、リスクやデメリットなどのマイナス要素はどうすることでカバーできるのか、いつ頃解決できるのかなどもあらかじめ記載しておくことで、承認者に突っ込みをいれられる可能性をつぶしておくこともできます。

ラクCADトレース活用のメリット

活用できる時間が増える

図面トレースの外注利用の最大のメリットは、これまでトレースに掛けていた時間を他業務やスキルアップのための勉強時間、業務時間の短縮などに活用できることです。これはこれまでトレース作業を「誰」が行っていたかによってメリットが与える影響は大きく変わります。

たとえばこれまでCADトレースを設計者が行っていた場合には「作業」であったトレース時間を設計する「クリエイティブ業務」に活用できるように。そうなることで本来設計士として「中核」となる業務に時間を割くことができるため設計業務の質が向上し、結果的にクライアント満足度向上や社会的信頼性の向上などにつながる可能性が高まります。

ラクCADポイント
外注は手配に時間を取られて結局手間が掛かるイメージがあるんだけど…

まずラクCADトレースは完全オンライン完結サービスのため、まとまった時間を確保して長時間対面で打ち合わせを行う必要がありません。ラクCADトレースを活用いただいているお客様のほとんどはメールのやり取りのみで手配を完了されています。心配な場合にはお電話にて詳細をお伝えいただくことも可能です。また複数枚図面がある場合にはまず1枚のみをご指示通りトレースし、仕様がご指示に適っているかどうかを確認していただいてから残りの図面に取り掛かるといった段階を踏むことも可能なため、手配自体に必要以上に時間がかかる心配はありません。

また発注後は基本的にお待ちいただくだけでしっかりと紙図面やPDF図面をCADに書き起こしてCADデータを納品します。

これらが可能なのは、2006年の創業以来1万枚以上のCADトレースを行ってきたことや、普段CADや図面に触れあっていないお客様からのご依頼に対応してきた経験等があるからです。外注への手配ははじめてで不安といった方にも安心して依頼頂けます。

人件費を変動費化、教育コストを削減できる

普段の業務量なら今の人員で対応できるけど、繁忙期になると今の人員では業務が追いつかず残業が増えてしまうから、その時期に合わせて雇用を考えているといったケースの場合、外注利用で人件費を変動費化できるといったメリットがあります。業務量の多い時期に合わせて従業員を雇用した場合、人件費は固定費のため業務量が少ない時期には無駄が発生することになります。

一方で繁忙期だけ短期のアルバイトや日雇い派遣を活用するといった方法もありますが、この場合求めている業務水準に達している人材が手に入るという保証はなく、さらにどれだけ優秀な人材にきていただけても自社独自のルールは多かれ少なかれあるはずですので、その部分を教える必要が必ず発生します。この教育コスト(教える側の時間コストや教育中の人件費など)も外注利用なら最低限に抑えることが可能です。

ラクCADポイント
忙しい時だけの依頼でも採算は合う?

ラクCADトレースの料金システムは月々一定料金の発生するサブスクリプションではありません。そのため忙しい時期に自社内であふれてしまう分だけをご依頼いただく形でも、無駄な費用は一切発生しません。さらにトレースの仕様がどの案件でも同じ場合、1度ご依頼頂ければ次のご依頼時からは発注の際に仕様を再度お伝えいただかなくても「前回と同様」の仕様でトレースさせていただくことが可能です。

飛び込み業務に左右されない

社内業務をスケジュール通りに進行させるにあたって壁となるのが「優先順位の高い他の業務」が割り込んでくることです。とくに忙しい時期に限ってそういうものが重なりますよね。外注利用すれば、そういった飛び込み業務に左右されることなく期日通りに進めておくことが可能です。

ラクCADトレース活用のデメリット

一時的に負担が増えたように感じる場合がある

これまで自分一人で作業を行ってきた場合、外注へ「手配する」ことに負担を感じる場合があります。しかし「活用できる時間が増える」でお伝えした通り、1度手配してしまえばあとは自分が手を動かさなくても紙図面がCADデータになって戻ってきます。また再依頼の際は仕様条件が同じであればまた1から条件を伝える必要はありません。

外注費がかかる

当たり前ではありますが、ラクCADトレースを活用する場合「外注費」がかかります。これまで1案件ごとの売上に対して作業時間×作業者時給を費用として計上していなかった場合、粗利が下がったように感じるかもしれません。しかし計上していなかったとしても実際にはトレースの作業時間×作業者時給は案件ごとにコストとして発生しています。自社内での作業時間×作業者時給とラクCADトレースへ外注した場合の費用を比較して、検討してみてください。「トレース図面枚数×トレース1枚の時間×トレース作業者時給」

費用感を明記する

事前に対象案件の見積を取得しておき、費用感を伝えます。案件内容が詳細に決まっていない場合にも、過去案件等の図面と枚数で見積を取得しておきましょう。場合によっては直近の案件だけでなく年間でどの程度外注依頼の必要性がありそうか予測しておく必要もあります。突っ込まれた際に困らないよう、ある程度年間の費用感は持っておくと安心です。

ラクCADポイント
事前に品質を確認したいんだけど

ラクCADトレースは1枚からの発注も可能です。稟議書を通すために実際のトレース図面が必要といわれた場合には過去図面などで8,000円程度の図面1枚をトレース依頼してみませんか。

実績や会社情報を用意する

稟議書自体には記載する必要がない場合もありますが、外注先のサービス実績や会社情報は稟議書を作成するものとして責任をもって把握しておく必要があります。質問を受けた際に応えられるように準備しておくと安心です。

ラクCADポイント
ラクCADトレースの実績が知りたい

サービス実績

様々な業界のお客様にご利用いただいています【弊社取引先企業内訳】

全国各地からご発注いただいています

運営会社情報

会社名株式会社トリム
所在地〒464-0085
愛知県名古屋市千種区古出来3-2-5 大信ビル
電話番号052-739-6926
FAX052-739-6927
代表者代表取締役 長谷部吉信
取引金融機関岐阜信用金庫/三菱UFJ銀行
主な事業内容CAD入出力事業
電子納品代行事業
デジタルファイリング事業
教育・研修事業

取引企業・団体

ゼネコン・建設コンサルタント・自治体・各種プラント他
取引先業種:土木・建設・建築・営繕・設計・橋梁・水門・鉄鋼・機械・設備・電気・道路・ダム・トンネルなど

沿革

2006年トリムエンジニアリング創業
2008年名古屋市中区鶴舞に移転
2010年名古屋市東区葵にCAD作業所を開設
2012年名古屋市東区古出来にCAD作業所移転
名古屋市千種区古出来に本店・作業所共に移転
2015年株式会社トリム設立

まとめ

いかがでしたか?稟議書を書く側も承認する側も無駄な時間とならないようポイントを押さえて作成できるといいですね。

ポイントまとめ
1.一文目は何が解決できるのかわかるように述べる
2.メリットデメリットを明記する
3.費用感を明記する
4.実績や会社情報を用意する

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